Загрузка...


  • Пять фаз мастерского управления рабочим процессом
  • Диаграмма процесса обработки и организации
  • Модель естественного планирования
  • Еженедельный Обзор
  • ЧАСТЬ ПЯТАЯ

    ВСПОМИНАЕМ ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ

    или

    Здравый смысл не такой уж и здравый

    Для готовности ко всему требуется способность к достижению цели с максимальной эффективностью. Вам необходимо заранее определить, как должен выглядеть результат и примерно представить, что придётся сделать для его достижения. Но, так как реальный объём и сложность списка всех вещей, с которыми нам приходится иметь дело, очень велики, неплохо бы иметь под рукой руководство к действию, которому можно будет неукоснительно следовать. Чтобы лучше его понять, прочитайте книгу «Как разобраться с делами: искусство продуктивности без стресса».

    Пять фаз мастерского управления рабочим процессом

    Это руководство предназначено для организации «горизонтального» контроля — он подразумевает сбор, идентификацию и управление полным списком своих обязательств. Стадии 2 и 3 поясняются далее на диаграмме рабочего процесса, которую рекомендуется держать на виду до тех пор, пока у вас не выработается стойкая привычка следовать её рекомендациям.

    1. Сбор

    Соберите всё, что занимает ваше внимание и разместите в надёжных внешних хранилищах (в своей корзинке «входящих» материалов, в ящике с электронной почтой, в портативном компьютере, голосовой почте и т. д.), чтобы уже не держать всё это в своей голове, надеясь только на свою память.

    Убедитесь, что у вас таких хранилищ не больше, чем вам действительно необходимо.

    Регулярно их опустошайте, обрабатывая и организуя их содержимое (см. следующий этап).

    2. Обработка

    Займитесь всем собранным в хранилищах материалом (примите решение относительно каждого из них).

    Если относительно какого-то материала никаких действий выполнять не требуется, выбросьте его, или, если позднее какое-либо действие всё-таки может понадобиться, отложите; также он может оказаться полезен просто в качестве справочной информации.

    Если относительно чего-то требуется что-то выполнить, решите, какое будет следующее конкретное физическое действие, затем или сделайте его (если это отнимет у вас не более двух минут), или делегируйте (контролируя его статус с помощью списка ожидаемых делегированных действий), или отложите (разместив его в списке напоминаний о необходимых действиях). Если одного действия, чтобы закрыть вопрос, будет недостаточно, определите новый проект и поместите его в список напоминаний о проектах.

    3. Организация

    Сгруппируйте результаты обработки входящих материалов в подходящим образом организованные и постоянно просматриваемые категории. Вот четыре ключевых категории для отслеживания действий:

    • Проекты (проекты, которые вы обязались завершить);

    • Повестка дня (действия, которые должны быть выполнены в определённый день или время);

    • Конкретные следующие действия (действия, которые необходимо сделать как можно скорее);

    • В ожидании (проекты и действия, которые были поручены другим людям, и в исполнении которых вы заинтересованы).

    Назначьте подкатегории, если это облегчит вам работу (Телефонные звонки, Поручения, Дóма, За компьютером и т. д.).

    Актуализируйте списки долгосрочных целей и ценностей, которые имеют для вас значение.

    Актуализируйте контрольные списки, которые смогут быть вам полезны позже (должностную инструкцию, список напоминаний о событиях, организационные диаграммы и т. д.).

    Актуализируйте систему справочной информации с помощью материалов, по которым не требуется никаких действий, но которые могут пригодиться позже.

    Актуализируйте систему напоминаний о действиях, которые возможно потребуется выполнить в будущем (список «Когда-нибудь/может быть», Повестки дня).

    Актуализируйте систему хранения вспомогательной информации по проектам (может храниться вместе с системой справочной информации или недалеко от неё).

    4. Обзор

    Каждый день, как только почувствуете в этом необходимость, просматривайте ежедневник и список следующих конкретных действий.

    Проводите Еженедельный Обзор, чтобы всё прояснить, актуализировать и поддержать все свои системы (см. Еженедельный Обзор).

    Просматривайте списки долгосрочных целей, ценностей и намерений настолько часто, насколько потребуется для поддержания актуальности и полноты вашего списка проектов.

    5. Выполнение

    Примите решение относительно следующего конкретного действия, основываясь на том, что вы можете сейчас сделать (контексте), сколько у вас имеется времени и сил, а затем уже на своих приоритетах.

    Оставайтесь гибким — поддерживайте систему напоминаний об абсолютно всех необходимых действиях в своей жизни, список которых должен быть всегда у вас под рукой. Тогда при принятии решений вы сможете довериться собственной интуиции.

    Для интуитивного принятия наилучших решений регулярно концентрируйтесь на своих приоритетах («Какое для меня будет иметь значение, если сделать X вместо Y?»). Регулярно осуществляйте переоценку обязательств на различных уровнях своей жизни и работы:

    • Уровень моря — текущие действия (ежедневно);

    • 10'000 футов — текущие проекты (еженедельно);

    • 20'000 футов — текущий круг обязанностей (ежемесячно);

    • 30'000 футов — одно-двухлетние цели (ежеквартально);

    • 40'000 футов — трёх-пятилетние цели (ежегодно);

    • 50'000 футов и более — карьера, цель и стиль жизни (ежегодно или реже).

    Диаграмма процесса обработки и организации


    Модель естественного планирования

    Эта модель основана на естественном способе планирования, который используется нашим мозгом. Она обеспечивает «вертикальный» контроль, то есть самый эффективный способ обдумывания какого-то конкретного проекта или ситуации. Как только вы идентифицировали все свои проекты, для ликвидации беспокойства по каждому из них, может потребоваться концентрация на ниже перечисленных уровнях.

    1. Цель и принципы, которыми мы руководствуемся при её достижении

    Зачем мы это делаем? Что в данном случае означает «добиться цели»?

    Каких ключевых стандартов мы должны придерживаться при принятии решений и выполнении работы над этим проектом? Каковы правила «игры»?

    Цель и принципы как основной критерий при принятии решений по проекту.

    2. Миссия / Вúдение / Глобальная цель / Успешный результат

    Как мог бы выглядеть полностью успешный результат? Как бы я мог узнать об этом?

    Как бы этот успех смотрелся или ощущался каждой из заинтересованных сторон?

    3. Мозговой штурм

    Какие вещи могут произойти в связи с этим проектом? Каково текущее состояние дел?

    Что я знаю? Чего я не знаю? Что я должен обдумать? Что я ещё не учёл? И т. д.

    Ничего не упускайте, не будьте субъективны и сопротивляйтесь критическому анализу своих мыслей.

    Рассмотрите ситуацию с разных сторон.

    4. Организация

    Идентифицируйте компоненты проекта (подзадачи), их последовательность и/или приоритеты.

    Сделайте схему или план, составьте по пунктам списки или начертите диаграмму — всё, что вам может понадобиться для обзора и контроля.

    5. Конкретные следующие действия

    Определите конкретные следующие действия по каждой независимой подзадаче (что должно быть сделано и кем?).

    Если требуется дополнительное планирование, определите конкретное следующее действие, способствующее его проведению.

    Если понадобится, смените уровень концентрации по проекту следующим образом:

    • Если ваш проект нуждается в большей ясности, повысьте уровень своей концентрации (то есть вернитесь от действий к планированию, или от планирования к мозговому штурму, или от формирования вúдения к цели).

    • Если ваш проект необходимо продвигать, понизьте уровень своей концентрации (например, перейдите от формирования вúдения к мозговому штурму, от планирования к действиям).

    Насколько много требуется планировать?

    Если проект всё время не крутится у вас в голове, то планирование по нему было достаточным. Если же вы всё ещё постоянно думаете о нём, продолжайте использовать эту модель, пока не достигнете по нему достаточной ясности.

    Еженедельный Обзор

    После первоочередной задачи по внедрению наших методов, настолько же важной является их поддержка в активном и функциональном состоянии. Эта глава содержит ключ к достижению большего спокойствия и более продуктивного стиля жизни и работы. Этот процесс, когда бы вы его не выполняли, облегчает принятие решений и увеличивает уверенность в их правильности, но наибольшая эффективность достигается, когда вы практикуете его каждые семь дней.

    Затерянные документы

    Соберите все стопки с бумагами, визитными карточками, квитанциями и другими документами. Положите их в свою корзинку входящих материалов для последующей обработки.

    Обработайте свои заметки

    Просмотрите все типы заметок и примечаний — заметки с собраний, различные записи в блокноте. Обдумайте их и соответствующим образом пополните свои списки следующих конкретных действий, проектов, ожидаемых делегированных действий и т. д.

    Освободите свою голову

    Запишите (с учётом соответствующих категорий) все новые проекты, необходимые/делегированные действия, потенциальные элементы списка «Когда-нибудь/может быть» и т. д., которые вы всё ещё держите только лишь в голове.

    Обзор списка следующих конкретных действий

    Вычеркните завершённые действия. Просмотрите напоминания на предмет следующих конкретных действий, которые пришла пора внести в свой список.

    Обзор списка делегированных действий

    Запишите все действия, исполнение которых вам необходимо отследить. Вычеркните завершённые.

    Обзор списка проектов

    Оцените статус всех проектов, целей и результатов, один за другим. Убедитесь, что для каждого проекта определено, по крайней мере, одно следующее конкретное действие. Просмотрите материалы по проекту для определения уже выполненных задач, а также новых следующих действий, подзадач, которые можно было бы делегировать, и т. д.

    Обзор предыдущих дат ежедневника

    Детально просмотрите предыдущие записи ежедневника на предмет действий, оставшихся невыполненными, справочных материалов и т. д.

    Обзор будущих дат ежедневника

    Просмотрите события наступающего периода, учтите и долгосрочную и короткосрочную перспективу. Определите для них необходимые действия.

    Обзор всех контрольных списков

    Определите новые действия по каждому пункту, если таковые необходимы.

    Обзор списка «Когда-нибудь/может быть»

    Просмотрите список на предмет проектов, которые, возможно, теперь стали актуальными, и перенесите их в свой список активных проектов. Вычеркните пункты, в которых вы больше не заинтересованы.

    Будьте смелым и креативным

    Есть ли у вас какие-нибудь новые, замечательные, легкомысленные, творческие, рискованные или заставляющие задуматься идеи, которые можно было бы добавить в вашу систему???







     

    Главная | В избранное | Наш E-MAIL | Добавить материал | Нашёл ошибку | Наверх