Для эффективного управления документированием программного обеспечения, важно осознавать различные функции, выполняемые документацией.

Программную документацию можно рассматривать как имеющую шесть основных функций:

1) информация для управления (см. 5.1);

2) связь между задачами (см. 5.2);

3) обеспечение качества (см. 5.3);

4) инструкции и справки (см. 5.4);

5) сопровождение программного обеспечения (см. 5.5);

6) исторические справки (см. 5.6).

Во время разработки программного обеспечения администрации необходимо оценивать ход работы, возникающие проблемы и вероятности развития процесса. Периодические отчеты, согласно которым проверяют ход работ по графику и представляют планы на следующий период, обеспечивают контрольные механизмы и обзор проекта.

Большинство проектов разработки программного обеспечения разделяется на задачи, зачастую выполняемые различными группами.

В типовом варианте:

специалисты в предметной области начинают проект;

аналитики формулируют требования к системе;

проектировщики разрабатывают системный и программный проекты;

специалисты по изданиям создают пользовательскую документацию в соответствии со стратегией и стандартами по документированию;

специалисты по обеспечению качества и ревизоры оценивают общую полноту и качество функционирования программного обеспечения;

сопровождающие программисты улучшают эксплуатируемое программное обеспечение и разрабатывают его изменения или расширения.

Этим людям необходимы средства общения друг с другом, обеспечивающие информацию, которую можно, при необходимости, воспроизводить, распространять и на которую можно ссылаться.

Большинство методологий разработки программного обеспечения устанавливают официальные документы для связи между задачами. Например, аналитики представляют официальные спецификации требований для проектировщиков, а проектировщики выдают официальные проектные спецификации для программистов.

Требуется документация разработки и документация продукции для выполнения задач, связанных с обязанностями по обеспечению качества программного обеспечения.

Документация, требующаяся операторам, пользователям, руководителям и другим заинтересованным лицам для того, чтобы понимать и использовать программную продукцию.

Сопровождающим программистам требуется детальное описание программного обеспечения, такое, чтобы они могли локализовать и корректировать ошибки и модернизировать или изменять программное обеспечение соответствующим образом.

Документация, требуемая в качестве исторической справки по проекту. Данная документация может помочь в переносе и переводе программного обеспечения в новое окружение.